Rushed into remote

Bedrijfsvisie

Onze eerste ervaringen met working remotely.


Nu werken vanop afstand vandaag een burgerplicht is, adopteren ook wij bij Think Tomorrow in sneltempo deze nieuwe manier van werken. Remote work vraagt voor ons team een nieuwe aanpak en communicatie met de nodige valkuilen en problemen. Die ontdekkingstocht van ons development team documenteren we hier, want ook voor jou en je team kan dit interessant zijn.

Tijs
13 min. leestijd
Rushed into remote

👉 Eerste stand-up on the grid

Vandaag was onze eerste remote werkdag. Met een team van vijf hebben we altijd de gewoonte gekweekt om zij aan zij samen te werken. Teamwork werkt voor ons heel goed, maar nu zitten we met zijn allen alleen, geïsoleerd. Gelukkig is 'remote work' in onze sector geen vreemd fenomeen. Meer nog, het idee kent zelfs een sterke waardering. Er zijn voldoende digitale tools voorhanden om teamcommunicatie en samenwerking te ondersteunen. 

Om onze planning transparant te maken houden we iedere ochtend een stand-up. We maken voor onszelf een dagplanning op en die delen we met de rest van het team. Zo weet iedereen waar je mee bezig bent en kan er hulp gevraagd worden bij bepaalde taken.

Enkele afspraken die we op voorhand maakten:

Onze eerste indruk:

Ben: Ik merk vooral dat de tijd veel efficiënter werd benut. Waar we meestal een twintig-tal minuten spenderen aan onze ochtendplanning, was dit nu tien minuten. Er werd ook minder randinformatie naar voren gebracht. Je merkt dat dergelijke noise veel impactvoller is via een conference call en dus sneller wordt gemeden. Je behoudt de focus op het delen van de planning. 

Tijs: Vooral het verschil in tijd was groot. Er was minder ruis en iedereen had zijn planning goed voorbereid. Ook was iedereen ruim op tijd klaar voor de stand-up, wat anders niet altijd het geval is. Dat komt denk ik door het feit dat de video-call meer gezien wordt als een niet te missen afspraak. Ik werd wel meteen afgeleid door notificaties tijdens het gesprek. Die zet ik daarom volgende keer zeker uit tijdens een call. 

Johnny: Ik ben verbaasd hoe efficiënt zo een video-call met meerdere personen kan verlopen. Het moeilijkste aan de video-call was wanneer we tegelijkertijd aan het praten waren. Hierbij kon ik moeilijk horen wat iedereen aan het zeggen was. Maar dat normaliseerde direct en we lieten elkaar uitpraten als beschaafde heren. Zoom helpt ook wel door de persoon in beeld te plaatsen die aan het woord is. 

Marlo: Ik merkte dat er nog meer focus was op wie wat vandaag ging afwerken. Sneller to the point en minder randinfo. Onze stand-up ging sneller en was duidelijker. Bij video moet je wel meer kijken naar wie aan het woord is zodat je niet door elkaar gaat praten. Maar dit lukt volgens mij al vrij goed. 

👉 Onze home offices

Vandaag staan we even stil bij onze home office. Een remote werkplek is een werkplek buiten de kantoorruimtes van het bedrijf. Dit betekent voor de meesten dat er van thuis uit gewerkt wordt, een home office dus. Iedereen kiest zelf hoe hij of zij hun werkplek organiseert. Belangrijk is dat je productief bezig blijft.

Wat je best in het achterhoofd houdt bij het organiseren van jouw remote workplace:

Wat uiteindelijk nog het belangrijkste is, is zelfdiscipline. Als je thuis werkt, mis je controle van collega’s en is de grens tussen werk en privé heel klein. 

Vind je het moeilijk om geconcentreerd te blijven werken? Dan raden we aan je ‘remote workplace’ net zo te organiseren als op kantoor. Houd je werkritme aan, neem op dezelfde momenten pauze en installeer je eigen bureau. Misschien helpt het zelfs om dezelfde kledij te dragen als op het werk. Weekendoutfits als joggings vermijd je best.

Wat wij ervan vinden:

Philippe: Ik hou er erg van om met ruis om me heen te werken en om met mijn collega’s regelmatig te ping-pongen over het werk. Dat is veel moeilijker nu je alleen thuis zit. Voor mij werkt het daarom wel om muziek op te zetten terwijl ik werk en om de chatapplicatie Slack te gebruiken om bepaalde zaken af te stemmen. Deze periode zal ons op de proef stellen en ons hopelijk leren om beter te worden in schriftelijke communicatie.

Tijs: Ik weet van mezelf dat ik het productiefst ben in absolute stilte en nu ik van thuis uit werk is dat veel vaker het geval. Toch apprecieer ik enorm de continue input en feedback van mijn collega’s die ik nu voor een stuk moet missen. Daarom heb ik er bewust voor gekozen om te werken op de normale werkuren, zodat ik het mezelf niet moeilijk maak om zaken met hen af te stemmen. 

Ben: Thuis en werk zijn twee werelden die ik doorgaans uit elkaar probeer te houden. Work happens at work, not at home. Nu we allemaal onze bureau naar de woonkamer hebben verhuisd, begint die balans tussen privé en werk net iets meer te wankelen. The basics maken een groot verschil. Zorg voor een goed bureau en comfortabele stoel. Maak een dagplanning. Maar opgelet, thuiswerk betekent dat de uren flexibel kunnen worden ingevuld. Dit kan daarom ook nefast zijn voor die privé-werk balans. En vooral, bescherm je tegen overwerk. Plan vaste pauze momenten in: lunch om 12:00, pauze om 15:00. 

👉 The right tools for the job

“Samen met jou creëren we digitale ervaringen”, dat weet onze gemiddelde volger ondertussen al wel. 😉 Deze baseline vertelt niet alleen waar we goed in zijn, maar is ook een leidraad voor onze interne processen. Samenwerken zit in onze genen en alles gebeurt digitaal, wat in een wereld als vandaag meer dan ooit van pas komt.

Voor elke vorm van samenwerking kozen we bij Think Tomorrow een digitale tool. Belangrijker is om elke tool juist te gebruiken

Enkele van onze tips:

Planning en taakmanagement tools
Houd alles up-to-date! Wanneer je asynchroon werkt aan hetzelfde project moet je weten waarmee je collega’s bezig zijn. Dit om onduidelijkheid en dubbel werk te vermijden. Zorg er ook voor dat je duidelijk bent bij het uitschrijven van opdrachten. Zo voorkom je veel misverstanden. Als je hierbij veel problemen ondervindt, raden wij je aan om zeker de Trello app eens uit te proberen. Deze zorgt voor een visuele representatie van alle taken die voor een project moeten gebeuren en is enorm gebruiksvriendelijk!
Tools die wij gebruiken: Teamleader, Trello, Miro

File management tools
Structureer je bestanden! Er is niets vervelender dan op zoek te gaan naar een bestand in een overvolle Dropbox folder met bestanden die namen hebben als ‘design_v2_final_ok_af’. Schrijf een handleiding uit die gedetailleerd beschrijft hoe je mappen en bestanden moet structureren en breng zo iedereen op dezelfde lijn.
Tools die wij gebruiken: Dropbox, Google Docs, Github

Interne communicatie tools
Wees aanwezig! Aangezien chatprogramma’s de grootste vorm van directe communicatie is tussen jou en je collega’s, is het belangrijk om op verschillende momenten doorheen de dag na te kijken of iemand je feedback/hulp kan gebruiken. Als je een vraag stelt aan iemand, heb je daar zelf ook liefst een antwoord op.
Tools die wij gebruiken: Slack, Spark, Zoom

Tools om met je klanten te communiceren
Idealiter verandert er hier niets. Zorg er wel voor dat je klanten dit weten en breng ze op de hoogte dat alles normaal blijft functioneren.
Tools die wij gebruiken: E-mail en telefoon

Vergeet niet dat de digitale wereld evolueert. Probeer nieuwe tools uit en durf verouderde tools te laten voor wat ze zijn. Maak deze keuzes wel doordacht. Als je met het hele team constant van tools verandert, is het heel moeilijk om iedereen op dezelfde lijn te houden.

Onze kijk op ‘tools in een online remote workplace’:

Marlo: Met al deze tools blijven we vlot communiceren. Als project manager is het voor mij nu nog belangrijker om het overzicht te bewaren. Voor het team en mezelf.  In één overzichtsdocument bundel ik de taken en deadlines die besproken werden in de daily stand-ups en de wekelijkse projectmeeting. Via Miro hebben we van onze whiteboard planning nu ook een digitale versie. Vooral Slack is voor mij nog belangrijker geworden om snel zaken af te stemmen met collega’s. Het live contact in de dagelijkse stand-up via Zoom is voor mij noodzakelijk om in groep alles te overlopen. En ook niet onbelangrijk, om het enthousiasme te bewaren. 💪

Johnny: Het zijn een hele hoop tools die we gebruiken, gelukkig gebruikten we deze al voor de lockdown. Zo hebben we onderling al heel wat afspraken gemaakt die nu goed van pas komen. De moeilijkheid zit erin om van alles op de hoogte te blijven. Als je met 14 mensen in verschillende kanalen communiceert, is het vaak moeilijk om de draad op te pikken en te volgen. Als ik merk dat ik ergens kan helpen, dan maak ik voor mezelf een taakje aan met een deadline. Zo heeft ook iedereen een zicht op mijn taken en hoe de werkdruk verdeeld kan worden. En als er iets niet duidelijk is, kan ik het gewoon vragen op Slack. Uiteindelijk komt er wel een antwoord op. Want ondanks dat we alle tools goed beheersen, is tijd en asynchroon werken onze grootste uitdaging.

Kevin: Ik heb persoonlijke communicatie met opdrachtgevers altijd heel belangrijk gevonden en dat geldt nu des te meer. E-mails maar vooral telefoontjes worden enorm leuk onthaald. De afzondering is reëel. Je voelt in gesprekken dat mensen dit persoonlijk contact zeer aangenaam ervaren. Daar ligt deze dagen dan ook mijn focus: e-mails as usual maar telefoontjes in de eerste plaats. Vertrouwen en een personal touch stel ik voorop. Ook intern probeer ik dit te doen. Ik blijf collega’s persoonlijk aanspreken, alleen gebruik ik hier nu de videofunctie van Slack voor. Praten is het sleutelwoord, niet typen. Ja, ik heb al veel video calls gedaan deze week. 😉

👉 Communicatie en meetings

Goede communicatie is de basis voor elk team en dat is nu niet anders. We communiceren zoveel mogelijk via online tools als Teamleader en Slack met efficiëntie als hoofddoel. Zowel intern als extern merken we in deze periode dat communicatie de grootste uitdaging is. Onze weinige ervaring met remote werken leert ons 3 zaken van een goede meeting in de virtuele wereld. 👇

3 aandachtspunten voor een goede online meeting:

Meetings: gepland en steeds afgestemd
Onze wekelijkse projectmeeting en dagelijkse stand-up blijven stand houden, maar het gebeurt nu virtueel. Dat levert ook voordelen op. (Lees "Onze eerste stand-up on the grid" hierboven. 👆) Al onze meetings plannen we op voorhand in via Teamleader, zo heeft iedereen bij aanvang van de werkdag een idee van welke meetings er zullen plaatsvinden. Lukt het niet om deel te nemen? Dan laten we dat even weten via Slack. We houden ook rekening met ieders thuissituatie en proberen daarrond te plannen. Het is handig om te weten wanneer iemand even naar de winkel gaat tijdens de middag. Collegialiteit is in deze tijden absoluut een sleutelwoord.
Onze tip: Probeer tijdens de stand-up of een meeting even te staan, beweging blijft nog steeds key, ook als je van thuis uit werkt.

Welke tools gebruiken we voor onze meetings
De juiste tool voor de juiste situatie. Dat is duidelijk. Maar dat betekent ook een goede voorbereiding. Een online meeting voorbereiden, doe je daarom met een overzichtelijk document en een geplande Zoom meeting met de juiste genodigden. Zo start je efficiënt aan de vergadering en ervaar je dat gevoel van productiviteit nog intenser. Concreet: 

R.E.S.P.E.C.T.
Tijdens een videocall heb je minder voeling met lichaamstaal en onuitgesproken woorden, door elkaar praten is hier echt ‘not done’. Neem de tijd om te luisteren en stel vragen. Respectvol omgaan met elkaar, dat is de basis van een goede en productieve e-meeting.

Onze ervaring met communicatie en meetings:

Kevin: De juiste tools hebben er eigenlijk voor gezorgd dat alle meetings goed zijn verlopen de voorbije week. Toch mis ik de instant interactie, de uitgesproken lichaamstaal en de intonatie in online gesprekken. Zijn onze e-meetings correct en productief? Absoluut. Maar ik mis wel de passie, het gevoel en de motivatie die we in onze meetings op kantoor wel hebben. Zelf houd ik mijn virtuele meetings zoals ik ze in persoon ook doe, zonder openstaande e-mails, zonder Slack en zonder gsm. Ook in een videoconference wil ik de volledige aandacht geven aan de andere kant.

Philippe: Communicatie is enorm belangrijk voor een team dat nauw samenwerkt. Onze tools en afspraken helpen ons zeker om deze samenwerking te blijven behouden maar toch blijft het afstemmen en communiceren doorheen de dag voor mij het moeilijkste. Als je samen in dezelfde ruimte zit, is het zeer makkelijk om even iemands mening te vragen of feedback te vragen. Dit is veel moeilijker wanneer alles via chatrooms als Slack verloopt. Maar tot hiertoe lukt het ons goed. Zoals mijn collega’s hier al aanhalen, mis ik ook wel de directe interactie met collega's. Daarom houden we vanavond een video-call met het hele bedrijf. Zo zien we elkaar nog eens voor we het weekend inzetten.

Marlo: Met onze tools en afspraken kunnen alle meetings perfect doorgaan. Dit verloopt productief. Maar ik mis toch vooral de lichaamstaal waaruit je ook veel kan afleiden. Het is een andere dynamiek. Ook interactie verloopt niet altijd even vlot. Je moet er echt opletten dat je niet door elkaar begint te praten, zeker als je met meer dan drie personen in een call zit.

Tijs: Een groot deel van onze communicatie is verschoven naar Slack en dat brengt toch wel heel wat moeilijkheden met zich mee. Open vragen stellen in een groepschat is bijvoorbeeld helemaal niet efficiënt. Soms wordt het bericht niet meteen gelezen of wordt er niet op geantwoord. Daarom spreek ik nu specifieke personen aan bij het stellen van een vraag zodat het voor hen duidelijk is dat ik een antwoord verwacht. Ook de bewoording van je bericht is heel belangrijk. Zorg ervoor dat deze geen negatief gevoel overbrengt of dat je fout begrepen wordt. Heb je een grotere brok af te stemmen? Spreek dan een tijdsstip af voor een video-call.

That's it! Vergeet niet: handen wassen en blijf in uw kot!

Blogberichten

Sharen is caren

Schrijf je in voor de TT-specials

Blijf jij graag op de hoogte van alles wat wij doen bij TT? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!

© 2020 Gemaakt met ♡ in Herentals. Samen met jou creëren we digitale ervaringen