3 tips om je dagelijkse vloed van informatie te stroomlijnen

Ik zocht naar een efficiëntere manier van werken en las het boek ‘De 5 keuzes voor buitengewone productiviteit’. Meteen een voltreffer! Het zette me in de juiste mindset om de dingen gedaan te krijgen.

“Dit boek helpt me inzien dat je zelf bepaalt waarin je kostbare tijd en energie investeert om de belangrijkste doelstellingen te realiseren. Zowel werk als privé” - Marlo Verboven 

Uit de 5 keuzes die de auteur voorstelt, deel ik graag met jullie de 3 waardevolste tips.

1/  Doe wat belangrijk is. Reageer niet op wat dringend is.

De eerste stap is weten dat je altijd een keuze hebt om een taak of activiteit uit te voeren. Je doet het meteen, later of misschien zelfs helemaal niet. Maak van dit keuzemoment een bewust proces waarbij je even stilstaat bij die activiteit. Ga na of het belangrijk is en beslis dan wat je ermee doet. 

Dit lijkt simpel en vanzelfsprekend. Maar het is niet de manier waarop ons brein van nature werkt. We hebben de gewoonte om direct te reageren op zaken die binnenkomen. Neem dus je tijd om je af te vragen of het belangrijk is.

2/  Plan je big rocks, sorteer geen grind

Big rocks zijn zaken uit je Q2 prioriteitenlijst en staan in schril contrast met grind. Dat zijn dan weer kleine dingen zoals e-mails en telefoontjes die jouw dag binnensluipen. Om ervoor te zorgen dat je je kan focussen op kwadrant twee, breng je die grote taken in kaart en neem je die op in je planning. 

Tip: Ik start de dag altijd met het inplannen van mijn big rocks. En ik probeer er ook meteen enkele uit te voeren. Dit geeft me een positief én productief gevoel, omdat ik iets belangrijks al in het eerste gedeelte van de dag gerealiseerd heb. Door big rocks te plannen, zorg je er vooral voor dat het grind geen voorrang krijgt. Opgelet, dit is écht een moeilijke eerste stap, dus geef jezelf de kans om het te leren.

Stel dat de glazen pot op de foto je werkdag is. Welke geeft jou dan de meest voldoening?

3/ Maak het wat het is

Tijdens een gewone werkdag word je overstelpt met berichten en stukjes informatie. Bij mij zien die er zo uit:

• e-mail over een extra Facebook-post
• telefoontje van een opdrachtgever
• Slack-bericht van een collega over een design
• Teamleader mailtje over een taak van een collega
• Zoom-calls en dagelijkse stand-ups
• …

Natuurlijk wil je geen overvolle mailbox of berichten op ongelezen laten staan, want die stukken informatie kunnen iets belangrijks bevatten. Je wil ook niet leven met de vrees om zaken te vergeten. Gelukkig heb ik in het boek een aanpak gevonden om al deze info te verwerken, toegepast op onze interne manier van werken.

1. Grotendeels splits je alle informatie op in 4 groepen:
   - Informatie verwerken
   - Taken aanmaken, voor jezelf of iemand anders
   - Meetings inplannen
   - Contactinformatie updaten
2. Deze informatie verwerk ik via de agenda en PM-tool van Teamleader. Welke tool gebruik jij?
3. Dan update ik onze projectdocumenten die voor het hele team beschikbaar zijn. 
4. Tot slot archiveer ik het bericht met een gerust hart archiveer.
   
   

Het helpt mij enorm om de reflex te hebben hier bewust bij stil te staan en op deze manier alle info te verwerken. Ik ben er zeker van dat het jou ook zal helpen. In het boek staat het trouwens mooi omschreven als ‘maak het wat het is’. 

Zo, dit waren mijn belangrijkste tips om de juiste dingen gedaan te krijgen. Heb jij ook tips? Stuur me gerust een mailtje. Ik geef je graag een plekje in mijn glazen potten vol big rocks en grind. 😉